Incidenten melden, registreren en analyseren: pak het systematisch aan
Ieder incident of inzicht dat er een gevaar was dat niet eerder werd voorzien, is een belangrijk moment om te leren en beter te worden. Zorg dus dat die inzichten boven tafel komen en worden gedeeld! Gebruik hiervoor een incidentenregistratiesysteem.
- Maak melden gemakkelijk. Als medewerkers bij wijze van spreken vijftien formulieren moeten doorworstelen, zul je nooit veel meldingen krijgen. En dus ook maar weinig leren.
- Leer ook bij als het goed is afgelopen. Moedig medewerkers aan om ook bijna-incidenten te melden, want ook daar kun je veel van leren. Vaak hoefde er achteraf gezien maar een klein beetje extra pech in het spel te zijn om bij een heel andere afloop uit te komen.
- Zorg voor een ‘levend’ systeem. Een goed incidentenregistratiesysteem regelt niet alleen dat incidenten en bijna-incidenten worden geregistreerd en omgezet naar bruikbare statistieken voor het bestuur. Ook de analyse van ieder incident moet er onderdeel van zijn: waardoor is het incident ontstaan, waarom is het gevaar niet eerder ondervangen? Zo werk je stelselmatig aan verbetering van het veiligheidsbeleid en de BHV-organisatie.
- Koppel altijd terug. Een persoon die een incident heeft gemeld, hoort in ieder geval een zorgvuldige terugkoppeling te krijgen. Meld wat er is geleerd en hoe de melding heeft bijgedragen aan verdere verbetering.
- Houd melders betrokken bij de oplossing. Terugkoppeling is belangrijk. Maar het is nog beter om de melder een actieve rol te geven bij de analyse van het incident. En als het even kan ook bij het zoeken naar oplossingen: hoe kan dit in de toekomst beter en veiliger?
Tools
Formulier incidentmelding is in ontwikkeling.